Bu yazı hukuki tavsiye değildir — ama randevu/rezervasyon bazlı bir işletme olarak müşteri verisi topladığınızda dikkat etmeniz gereken pratik, teknik konuları özetliyor. Bir yazılım seçerken ya da mevcut sürecinizi gözden geçirirken sorabileceğiniz somut sorular.
1. Veriniz başka işletmelerle aynı ortamda mı tutuluyor?
Çok kiracılı (multi-tenant) bir sistem kullanıyorsanız, "aynı veritabanı, farklı etiketler" ile "gerçek izolasyon" arasındaki fark kritik. Sorulması gereken soru: bir yazılım hatası ya da yanlış sorgu durumunda, başka bir işletmenin verisinin sizin panelinizde görünmesi mimari olarak mümkün mü, yoksa imkansız mı? İyi bir sistemde bu, uygulama kodundaki bir "if" kontrolüne değil, veri erişim katmanının kendisine bağlı olmalı.
2. Veri hangi amaçla, ne kadar süre saklanıyor?
Görüşme kayıtları, kişisel veriler yalnızca hizmetin sunumu amacıyla ve gerektiği süre kadar saklanmalı — "belki ileride işimize yarar" mantığıyla süresiz saklama KVKK'nın temel ilkelerinden biriyle (amaçla sınırlılık) çelişir.
3. Yapay zeka asistanın erişim sınırları net mi?
Bir asistan müşteri verisine erişiyorsa, bu erişimin işletmenizin tanımladığı sınırlar dışına çıkmayacağından emin olun — asistan yalnızca yetkilendirildiği bilgiyi paylaşmalı, yalnızca tanımlı işlemleri gerçekleştirmeli. Bu, "guardrail" (koruma kuralı) olarak adlandırılan, sistemin kendisine gömülü bir kısıtlama olmalı, sadece bir talimat/prompt değil.
4. Üçüncü parti aracılar net mi?
Verileriniz kaç farklı şirketin altyapısından geçiyor? Her ek aracı, veri güvenliği açısından ek bir risk yüzeyi demektir. Sesli asistandan telefon altyapısına kadar sistemin tamamını tek bir ekibin geliştirdiği bir kurulumda, bu zincir daha kısa ve izlenebilir olur.
5. Kişisel verilerin işlenmesine dair açık bilgilendirme var mı?
Müşterileriniz verilerinin nasıl toplandığı, kullanıldığı ve saklandığı konusunda bilgilendirilmeli — bu genelde bir gizlilik politikası sayfası ve gerektiğinde açık rıza mekanizmasıyla sağlanır.
iyzcrm'in veri izolasyonu yaklaşımını güvenlik sayfamızdan detaylı okuyabilirsin.